Wenn Sie sich das erste Mal auf MyGLN anmelden, haben Sie noch keine eingetragenen GLN. Sie können Ihre GLN über die Menüoption GLN hinzufügen oder GLN importieren erstellen.

Ihre GLN werden im Menü Meine GLN aufgelistet. Es gibt vier verschiedene Kategorien von GLN, die jeweils in einem eigenen Reiter angezeigt werden:

• Veröffentlichte GLN: Diese GLN sind für jedermann einsehbar (sichtbar unter MyGLN und Search)
• Interne GLN: Diese GLN sind nicht veröffentlicht (nur unter MyGLN sichtbar)
• Haupt-GLN: Das ist die GLN, die Ihren Hauptdaten zugeordnet ist (für jedermann einsehbar)
• GLN von Refdata*: Diese GLN wurden von der Stiftung Refdata an Sie vergeben. Damit dieser Reiter erscheint, müssen Sie zuerst eine Verknüpfung bei Refdata anfordern. Weitere Informationen zu GLN von Refdata finden Sie im Kapitel Bei Refdata eine Verknüpfung anfordern

Wenn Sie mehrere Firmen besitzen, stellen Sie sicher, dass Sie diejenige auswählen, für die Sie die GLN sehen möchten. Verwenden Sie dazu das dafür vorgesehene Drop-Down-Menü unter dem Titel Meine GLN.

*Betrifft nur Unternehmen, die im Gesundheitswesen tätig sind.

Um eine GLN hinzuzufügen, klicken Sie auf GLN hinzufügen. Wenn Sie eine grössere Anzahl GLN auf einmal hinzufügen möchten, gehen Sie bitte zum Kapitel GLN importieren. Wenn Sie eine GLN hinzufügen, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie dabei die GLN-Vergaberegeln einhalten.

Eingegeben werden müssen die GLN-Daten, die Firmendaten und die Kontaktdaten. Diese drei Kategorien sind im Folgenden schematisch dargestellt:

GLN-Daten:

Folgende Angaben sind notwendig:

• Entität: Wählen Sie im Drop-down-Menü, für welche Entität (Firma) Sie die GLN anlegen möchten
• GCP/UPC: Wählen Sie im Drop-down-Menü die GCP aus, die Sie zum Erzeugen der GLN verwenden möchten
• GLN: Geben Sie Ihre variable Nummer an. Das System schlägt Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vor
• Hierarchische Verknüpfung mit einer anderen GLN: Sie können die neue GLN mit einer anderen GLN verknüpfen und sie so hierarchisch strukturieren. Wählen Sie die bereits vorhandene GLN, die Sie mit der neuen GLN verknüpfen möchten, aus dem Drop-down-Menü aus.
• Veröffentlichen einer GLN: Die GLN werden, wenn nicht anders angegeben, automatisch veröffentlicht und sind somit für jedermann sichtbar. Das bedeutet, dass die GLN und die mit ihnen verbundenen Daten auf GLN Search über die Menüoption Search abrufbar sind. Wenn Sie nicht wünschen, dass Ihre GLN veröffentlicht wird, entfernen Sie den Haken bei „Diese GLN wird veröffentlicht“.

Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren oder auf die Menüoption Meine GLN, um Ihre Angaben zu verwerfen.

Firmendaten:

Folgende Angaben müssen gemacht werden:

• UID
• Interne Betriebsnummer
• Gültig ab/bis*
• Zusatz
• Strasse*
• Adresszusatz
• Postleitzahl*
• Stadt*
• Land*
• Titel der Webseite
• URL der Webseite

Die Felder „Strasse“, „Postleitzahl“, „Stadt“ und „Land“ werden vom System automatisch ausgefüllt. Sie können aber in jedem Fall bearbeitet werden. Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen

Klicken Sie auf „Weiter“ um fortzufahren oder auf „Zurück“ um zum vorigen Schritt zurückzukehren. Klicken Sie auf die Menüoption Meine GLN, um Ihre Angaben zu verwerfen.

Kontaktdaten:

Sie müssen einer GLN eine oder mehrere Kontaktpersonen zuordnen. Um eine neue Kontaktperson hinzuzufügen, klicken Sie auf „hinzufügen“. Sie können beliebig viele Kontaktpersonen hinzufügen. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf „Speichern“, um den Kontakt zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um die Änderungen zu verwerfen.

Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Eingabe zu beenden und die GLN in Meine GLN hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Zurück“, um zum vorherigen Schritt zurückzukehren, oder auf die Menüoption Meine GLN, um Ihre Angaben zu verwerfen.

GPS-Koordinaten:

Sie können alle Ihre GLN sowie die zugehörigen Daten als Excel-Tabelle exportieren. Klicken Sie dazu auf Meine GLN exportieren und anschliessend auf "Exportieren".

Die Excel-Tabelle besteht aus 31 Spalten für die jeweiligen Angaben, die zu einer GLN gemacht werden müssen. Diese Angaben werden alle im Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen näher erläutert.

Wenn Sie eine grössere Anzahl GLN auf einmal hinzufügen möchten, können Sie die Importfunktion nutzen. Klicken Sie hierzu auf GLN importieren, laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus, speichern Sie sie und laden Sie sie durch einen Klick auf „Importieren“ wieder hoch.

Die Vorlage zum Importieren ist eine Excel-Tabelle mit 31 Spalten für die verschiedenen Angaben, die zu einer GLN gemacht werden können. Alle diese Angaben werden im Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen erläutert.

Damit die Eingabe der Daten möglichst problemfrei abläuft, beachten Sie bitte Folgendes:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die GLN Vergaberegeln einhalten
• Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (mit einem Sternchen markiert (*))
• Kontrollieren Sie die Richtigkeit Ihrer Angaben, besonders die der angegebenen GCP und GLN
• Achten Sie darauf, dass Ihre GLN die richtige Prüfziffer enthält. Diese können Sie mit Hilfe unseres Prüfzifferrechners kostenlos und ganz einfach generieren
• Importieren Sie nicht Ihre Haupt-GLN (diese ist im Reiter Haupt-GLN im Menü Meine GLN gespeichert)
• Importieren Sie keine GLN von Refdata (diese sind unter der Rubrik GLN von Refdata im Menü Meine GLN gespeichert)*
• Um derselben GLN mehrere Kontaktpersonen zuzuordnen, duplizieren Sie die entsprechende GLN und passen die Kontaktdaten an
• Beachten Sie bitte, dass die jeweiligen Angaben dem Format entsprechen, besonders in Bezug auf Datum und Land
• Achten Sie darauf, dass sie eine existierende URL-Adresse in derjenigen Sprache zuordnen, in der sie genutzt wird

Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Wählen Sie die GLN, die Sie bearbeiten möchten, aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Vergewissern Sie sich, dass Sie beim Bearbeiten einer GLN die GLN-Vergaberegeln einhalten.

Sie können sowohl die zu der GLN gehörigen Daten, als auch diejenigen zu der Firma oder der Kontaktperson bearbeiten. Diese drei Kategorien sind im Folgenden schematisch wiedergegeben:

GLN-Daten:

Folgende Angaben können bearbeitet werden:

• Hierarchische Verknüpfung mit einer anderen GLN: Sie können die neue GLN mit einer anderen GLN verknüpfen und sie so hierarchisch strukturieren. Wählen Sie die bereits vorhandene GLN, die Sie mit der neuen GLN verknüpfen möchten, aus dem Drop-down-Menü.
• Veröffentlichen einer GLN: Wenn eine GLN veröffentlicht ist, ist sie für jedermann einsehbar. Das bedeutet, dass die GLN und die mit ihnen verbundenen Daten auf GLN Search über die Menüoption Search abrufbar sind.

Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Klicken Sie auf „Weiter“ um fortzufahren, oder auf die Menüoption Meine GLN, um Ihre Angaben zu verwerfen.

Firmendaten:

Folgende Felder können Sie bearbeiten:

• UID
• Interne Betriebsnummer
• Gültig ab/bis*
• Zusatz
• Strasse*
• Adresszusatz
• Postleitzahl*
• Stadt*
• Land*
• Titel der Webseite
• URL der Webseite

Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Klicken Sie auf „Weiter“ um fortzufahren, oder auf „Zurück“, um zum vorigen Schritt zurückzukehren. Klicken Sie auf die Menüoption Meine GLN, um Ihre Angaben zu verwerfen.

Kontaktdaten:

Wählen Sie die Kontaktperson aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf „Speichern“, um den Kontakt zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um die Änderungen zu verwerfen.

Sie müssen einer GLN eine oder mehrere Kontaktpersonen zuordnen. Um eine neue Kontaktperson hinzuzufügen, klicken Sie auf „hinzufügen“. Sie können beliebig viele Kontaktpersonen hinzufügen.

Für weitere Informationen zu den notwendigen Angaben konsultieren Sie bitte das Kapitel Erläuterungen zu den notwendigen Angaben mit Beispielen.

Gemäss den GLN-Vergaberegeln können Sie GLN nicht löschen. Sie können aber eine GLN als „inaktiv“ kennzeichnen, um Ihren Geschäftspartnern zu verdeutlichen, dass sie nicht mehr gültig ist. Wählen Sie dazu die entsprechende GLN in Ihrer Übersicht Meine GLN aus und klicken Sie auf „Status ändern“.

Ihre bis dahin „aktive“ GLN wird dann „inaktiv“. Sie können eine GLN jederzeit wieder aktivieren.

Wählen Sie die GLN in Ihrer Übersicht Meine GLN aus und klicken Sie auf „Status ändern“. Eine GLN kann den Status „aktiv“ oder „inaktiv“ haben. Der Status einer GLN ist an ihr Gültigkeitsdatum gebunden. Ist eine GLN nicht mehr gültig (d.h. wenn ihr Gültigkeitsdatum abgelaufen ist), wird sie automatisch als „inaktiv“ gekennzeichnet. Das System funktioniert nach folgendem Prinzip:

• Wenn Sie den Status einer aktiven GLN zu „inaktiv“ ändern, legen wir ihr Gültigkeitsdatum („gültig bis“) automatisch auf den Vortag fest.
• Wenn Sie den Status einer inaktiven GLN zu „aktiv“ ändern, legen wir ihr Gültigkeitsdatum automatisch auf unbegrenzt fest („unbegrenzt gültig“)

Ihre Hauptdaten bestehen aus Ihrer Adresse und Ihrem Hauptkontakt. Um Ihre Hauptdaten zu bearbeiten, müssen Sie auf Ihr GS1-Profil zugreifen. Gehen Sie dazu auf die Menüoption Meine Hauptdaten und klicken dann auf „Bearbeiten“. Sie werden dann zu Ihrem GS1-Profil weitergeleitet.

Dies ist eine Liste mit den verschiedenen Angaben, anhand derer eine GLN auf der Plattform GLN Search beschrieben ist. Die mit einem Sternchen (*) markierten Angaben sind Pflichtangaben:

Eine GLN kann ungeachtet dessen, ob sie veröffentlicht ist oder nicht, aktiv oder inaktiv sein. Erläuterung:

• Veröffentlichte GLN:
  Die GLN kann von jedermann eingesehen werden. Das bedeutet, dass die GLN und alle zugehörigen Daten auf GLN Search über die Option Search abgerufen werden können.
• Nicht veröffentlichte GLN
  Die GLN kann nicht auf GLN Search über die Option Search abgerufen werden. Sie erscheint nur unter MyGLN.
• Aktive GLN
  Eine aktive GLN befindet sich innerhalb ihres Gültigkeitszeitraums: Das bedeutet, dass ihre Gültigkeitsdauer zeitlich unbegrenzt ist oder dass ihr festgelegtes Enddatum in der Zukunft liegt.
• Inaktive GLN
  Eine inaktive GLN befindet sich ausserhalb ihres Gültigkeitszeitraums: Das bedeutet, dass ihr festgelegtes Enddatum in der Vergangenheit liegt (abgelaufene Gültigkeit).

In Abstimmung mit GS1 verwaltet die Stiftung Refdata die Vergabe von Basis-GLN für Personen und Organisationen, die im Gesundheitswesen tätig sind. Weitere Informationen zur Stiftung Refdata finden Sie auf der Homepage von Refdata.

Im Menü Refdata können Sie die GLN, die Refdata an Sie vergeben hat, einsehen und eine Verknüpfung anfordern: So können Sie GLN von Refdata im Menü Meine GLN zu MyGLN importieren.

Gehen Sie dazu folgendermassen vor:

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü, für welche Entität (Firma) Sie eine Refdata GLN verknüpfen möchten
2. Geben Sie im Suchfeld die GLN, die von Refdata an Sie vergeben wurde, oder den Namen Ihrer Firma ein. Nun werden Ihnen die GLN, die zu Ihrer Suche gefunden wurden, angezeigt (Suchergebnisse).
3. Wählen Sie Ihre GLN durch Anklicken aus: Sie ist hervorgehoben. Sie können beliebig viele GLN auswählen.
4. Klicken Sie auf "validieren", um die Verknüpfung von Refdata anzufordern, oder auf "Auswahl löschen", um die Auswahl aufzuheben.

Sobald Sie die Validierung Ihrer Verknüpfung angefordert haben, erscheint ein neuer Reiter im Menü Meine GLN: „GLN von Refdata“. Ihre GLN hat den Status „Wird validiert“. Weitere Informationen zu den verschiedenen Status finden Sie im Kapitel Der Status einer GLN von Refdata. Wiederholen Sie den Vorgang für jede neue Anforderung.

Sobald Sie eine Verknüpfung für eine oder mehrere GLN von Refdata angefordert haben, erscheint ein neuer Reiter im Menü Meine GLN: „GLN von Refdata“.

Die GLN von Refdata können drei verschiedene Status haben:

• den Status „Wird validiert“: Dieser Status besteht nur übergangsweise. Ab dem Zeitpunkt, zu dem Ihre Anforderung einer Verknüpfung bei uns eingeht, hat Refdata bis zu drei Arbeitstage Zeit, um zu entscheiden, ob die von Ihnen angeforderte Verknüpfung „Akzeptiert“ oder „Abgelehnt“ wird.
• den Status „Abgelehnt“: Refdata hat es abgelehnt, die Verknüpfung für die entsprechende GLN zu erstellen: Um eine Begründung zu erhalten, klicken Sie auf „Abgelehnt“; anschliessend öffnet sich ein Dialogfeld mit einer Erläuterung von Refdata.
• den Status „Akzeptiert“: Refdata hat sich bereit erklärt, die betreffende GLN zu verknüpfen.

Eine GLN, die noch validiert wird oder die abgelehnt wurde, wird niemals veröffentlicht; d.h., sie kann nicht auf GLN Search über die Menüoption Search eingesehen werden, sondern erscheint nur unter MyGLN.

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Ihre GLN den Status „Akzeptiert“ hat, da eine GLN, die noch validiert wird oder abgelehnt wurde, nicht bearbeitet werden kann. Das Einzige, was bei GLN von Refdata bearbeitet werden kann, ist die hierarchische Verknüpfung mit einer anderen GLN. Sie können Ihre GLN von Refdata mit einer (veröffentlichten oder internen) GLN von GS1 oder mit einer GLN von Refdata, die den Status „Akzeptiert“ hat, verknüpfen und Ihre GLN auf diese Weise hierarchisch ordnen.

Wählen Sie die GLN, die Sie bearbeiten möchten, aus und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. Wählen Sie im Drop-down-Menü die GLN aus, mit der Sie die neue GLN verknüpfen möchten.