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Lorsque vous vous connectez pour la première fois sur MyGLN, vous n’aurez pas encore de GLN enregistré. Vous pouvez créer vos GLN via le menu ajouter un GLN  ou via importer des GLN

Vos GLN seront listés dans le menu Mes GLN. Il existe quatre catégories de GLN, organisés par onglet :

  • GLN publié(s) : ce sont les GLN visibles par tous (visibles dans MyGLN et Search)
  • GLN interne(s) : ce sont les GLN non publiés (visibles uniquement dans MyGLN)
  • GLN principal : c’est le GLN lié à vos données principales (visible par tous)
  • GLN de Refdata* : ce sont les GLN qui vous ont été attribués par la fondation Refdata. Pour faire apparaître cet onglet, vous devez d’abord soumettre une demande de lien à Refdata. Pour en savoir plus, rendez-vous au chapitre Soumettre une demande de lien à Refdata

Si vous êtes propriétaire de plusieurs sociétés, veillez à sélectionner celle pour laquelle vous souhaiter voire apparaître les GLN. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant prévu à cet effet qui se trouve sous le titre Mes GLN.

* Ne concerne que les entreprises actives dans le domaine de la santé.

Pour ajouter un GLN, cliquez sur le menu Ajouter un GLN. Si vous souhaitez ajouter un grand nombre de GLN en même temps, rendez-vous au chapitre aux règles d’attribution des GLN.

Vous devez saisir les données du GLN, les données de la société et les données de contact.


Données du GLN :

Veuillez définir les attributs suivants 
 

  • Entité : choisissez dans le menu déroulant pour quel entité (société) vous souhaitez créer le GLN
  • GCP/UPC : choisissez dans le menu déroulant quel GCP vous souhaitez utiliser pour créer le GLN
  • GLN : définissez votre numéro variable. Le système vous propose automatiquement le prochain numéro libre
  • Lien de parenté : vous pouvez décider de lier le nouveau GLN à un autre. Cela permet de créer une hiérarchie dans vos GLN.Z Choisissez dans le menu déroulant quel GLN existant vous souhaitez lier avec le nouveau GLN
  • Publication du GLN : par défaut, les GLN sont automatiquement publiés, donc visibles par tous. Cela signifie que les GLN et les    informations qui s’y rattachent sont consultables sur GLN Search via le menu Search. Si vous souhaitez que votre nouveau GLN ne  soit pas publié, décochez la case « ce GLN est publié ».

Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre définition des attributs et exemples.

Cliquez sur « suivant » pour passer à l’étape suivante ou sur le menu mes GLN pour annuler votre saisie.


Données de la société :

Veuillez saisir les attributs suivants :

  • IDE
  • Numéro d’exploitation interne
  • Valable à partir du/au*
  • Complément
  • Rue*
  • Complément d’adresse
  • Code postal*
  • Ville*
  • Pays* Titre du lien web
  • URL du lien web

Les attributs « rue », « code postal », « ville » et « pays » sont automatiquement remplis par le système. Ils sont toutefois modifiables. Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre définition des attributs et exemples .

Cliquez sur « suivant » pour passer à l’étape suivante ou sur « retour » pour revenir à l’étape précédente. Cliquez sur le o mes GLN pour annuler votre saisie.

Données de contact :

Vous devez associer une ou plusieurs personnes de contact à un GLN. Pour ajouter une nouvelle personne de contact, cliquez sur « ajouter ». Vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que vous souhaitez. Remplissez les différents champs, puis cliquez sur « enregistrer » pour sauvegarder le contact ou sur « annuler » pour supprimer les modifications.

Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre .

Cliquez sur « enregistrer » pour terminer l’enregistrement et ajouter le GLN dans Mes GLN. Cliquez sur « retour » pour revenir à l’étape précédente ou sur le menu mes GLN pour annuler votre saisie.


Coordonnées GPS

Afin de pouvoir visualiser les GLN sur une carte, les coordonnées GPS sont générées automatiquement grâce aux informations « rue », « code postal », « ville » et « pays ».

 

Vous pouvez exporter tous vos GLN ainsi que les informations qui s'y rattachent sous forme de tableau Excel. Pour ce faire, cliquez sur Exporter mes GLN, puis sur le bouton « exporter ».

La liste Excel exportée contient 31 colonnes représentant les différents attributs associés à un GLN. Tous ces attributs sont expliqués au chapitre .

Si vous souhaitez ajouter un grand nombre de GLN en même temps, vous pouvez utiliser la fonction d’importation. Pour ce faire, cliquez sur Importer des GLN, téléchargez le modèle d’importation, remplissez-le, sauvegardez-le et téléchargez-le en cliquant sur le bouton « importer ».

Le modèle d’importation est un fichier Excel contenant 31 colonnes qui représentent les différents attributs que vous pouvez associer à un GLN. Tous ces attributs sont expliqués au chapitre définition des attributs et exemples .

Pour définir les attributs sans problème, veuillez observer les points suivants :

  • Assurez-vous d’être conforme aux règles d’attribution des GLN
  • Remplissez tous les champs obligatoires (marqués d’un astérisque (*))
  • Assurez-vous de l’exactitude de vos données, notamment du GCP et des GLN
  • Prenez soin d’attribuer le bon numéro de contrôle au GLN. Vous pouvez générer ce dernier gratuitement et en toute simplicité à    l'aide de notre calculateur du numéro de contrôle
  • N’importez pas votre GLN principal (celui-ci est enregistré sous l’onglet GLN principal, dans le menu Mes GLN)
  • N’importez pas vos GLN de Refdata (ceux-ci sont enregistrés sous l’onglet GLN de Refdata, dans le menu Mes GLN)*
  • Pour associer plusieurs personnes de contact à un même GLN, dupliquez le GLN souhaité et adaptez les données de contact
  • Veillez à respecter le bon format pour chaque attribut, notamment la date et le pays
  • Veillez à associer un URL existant et adapté à la langue d’utilisation

Référez-vous au chapitre définition des attributs et exemple pour en savoir plus.

* Ne concerne que les entreprises actives dans le domaine de la santé.

Sélectionnez le GLN que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur « modifier ». Lorsque vous modifiez un GLN, assurez-vous d’être conforme aux règles d’attribution des GLN. Vous pouvez modifier aussi bien les données du GLN que de la société ou de la personne de contact.

  1. Données du GLN :

Vous pouvez modifier les données suivantes :

  • Lien de parenté : Vous pouvez décider de lier le nouveau GLN à un autre. Cela permet de créer une hiérarchie dans vos GLN. Choisissez dans le menu déroulant quel GLN existant vous souhaitez lier avec le nouveau GLN.
  • Publication du GLN : Lorsqu’un GLN est publié, celui-ci est visible par tous. Cela signifie que le GLN et les informations qui s’y rattachent sont consultables sur GLN Search via le menu Search.

Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre définition des attributs et exemples

Cliquez sur « suivant » pour passer à l’étape suivante ou sur le menu mes GLN pour annuler votre saisie.

 

  1. Données de la société :

Vous pouvez modifier les champs suivants :

  • IDE
  • Numéro d’exploitation interne
  • Valable à partir du/au*
  • Complément
  • Rue*
  • Complément d’adresse
  • Code postal*
  • Ville*
  • Pays*
  • Titre du lien web
  • URL du lien web

Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre définition des attributs et exemples

Cliquez sur « suivant » pour passer à l’étape suivante ou sur « retour » pour revenir à l’étape précédente. Cliquez sur le menu mes GLN pour annuler votre saisie.

 

  1. Données de contact :

Sélectionnez la personne de contact que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur « modifier ». Remplissez les différents champs, puis cliquez sur « enregistrer » pour sauvegarder le contact, ou sur « annuler » pour supprimer les modifications.

Vous devez associer une ou plusieurs personnes de contact à un GLN. Pour ajouter une nouvelle personne de contact, cliquez sur « ajouter ». Vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que vous souhaitez. Pour en savoir plus sur les différents attributs, rendez-vous au chapitre définition des attributs et exemples.

Cliquez sur « enregistrer » pour terminer l’enregistrement et modifier votre GLN ou cliquez sur « retour » pour revenir à l’étape précédente. Cliquez sur le menu mes GLN pour annuler votre saisie.

Conformément aux règles d’attribution des GLN, vous ne pouvez pas supprimer un GLN. Par contre, vous pouvez marquer un GLN comme étant « inactif », afin que vos partenaires commerciaux comprennent que celui-ci n’est plus valable. Pour ce faire, sélectionnez le GLN dans votre tableau Mes GLN et cliquez sur « changer le statut ».

Votre GLN jusqu’alors « actif » deviendra « inactif ». Vous pouvez réactiver un GLN à tout moment.

Rendez-vous au chapitre Quelle est la différence entre un GLN publié et un GLN actif ? pour en savoir plus.

Sélectionnez le GLN dans votre tableau Mes GLN et cliquez sur « changer le statut ». Un GLN peut avoir un statut « actif » ou « inactif ». Le statut d’un GLN est lié à sa date de validité. Quand un GLN n’est plus valable (c’est-à-dire que sa date de validité est dépassée), celui-ci est automatiquement marqué comme étant « inactif ». Le système fonctionne de la manière suivante :

  • Lorsque vous changez le statut d’un GLN actif en « inactif », nous fixons automatiquement sa date de validité (« valable jusqu’au ») à la date de la veille
  • Lorsque vous changer un GLN inactif en « actif », nous fixons automatiquement sa date de validité à une date indéfinie (« valable
    indéfiniment »)

Rendez-vous au chapitre Quelle est la différence entre un GLN publié et un GLN actif ? pour en savoir plus.

Vos données principales contiennent votre adresse et votre contact principal. Pour modifier vos données principales, vous devez vous rendre sur le profil de GS1. Rendez-vous au menu Mes données principales, puis cliquez sur « modifier ». Vous serez redirigé vers votre profil GS1.

Voici la liste des différents attributs qui définissent un GLN sur la plateforme GLN Search. Les attributs marqués d’un astérisques (*) sont obligatoires :

Attributs Définition Exemple
Entité (société)* Nom de la société propriétaire du GLN GS1 Suisse
GCP du GLN* GS1 Company Prefix, numéro de base à 13 positions obtenu via l’organisation GS1, qui permet entre autres de créer des GLN. 7612345XXXXXP
GLN* Global Location Number. Le GLN permet d’identifier un emplacement physique 7612345000008
GLN parentPermet de lier le GLN à un autre (assurez-vous qu’il s’agit d’un GLN existant dans le fichier Excel) 7612345000015
Publié* Permet de définir la visibilité du GLN. Cochez « T » pour que le GLN soit publié et « F » pour que le GLN ne soit pas publié. Rendez-vous au chapitre Quelle est la différence entre un GLN publié et un GLN actif ?pour en savoir plus.  F
IDE Numéro univoque d’identification des entreprises, fourni par l’OFS (obligatoire à partir d’un chiffre d’affaires déterminé) CHE-112.294.866
Numéro d'exploitation interne Numéro interne d’entreprise CL02.2
Valable
à partir du*

Définit la date de validité, à partir de quand le GLN est valable.

Format : JJ.MM.AAAA 		01.01.2015
Valable jusqu'au Définit la date d’expiration, jusqu’à quand le GLN est valable. Si le champ reste vide, le GLN sera défini comme illimité dans le temps. Lorsque la 

date d’expiration est dépassée, le GLN n’est plus valable et devient « inactif ».

Format : JJ.MM.AAAA 		01.01.2016
Complément Supplément qui permet de préciser la définition du GLN Salle de réunion
Rue* Adresse de l’emplacement physique du GLN Monbijoustrasse 68
Complément d'adresse Supplément d’adresse qui permet de définir l’emplacement physique du GLN Porte ouest
Code postal* Code postal de l’emplacement physique du GLN 3007
Ville* Ville de l’emplacement physique du GLNBerne
Pays* Code ISO à 2 lettres du pays de l’emplacement physique du GLN. Rendez-vous ici pour retrouver le code ISO de votre pays CH
Site web : Titre du lien (allemand) Nom sous lequel l’URL devra apparaître, pour la page en allemand Kontoverbindungen
Site web : lien (allemand) URL du site internet, pour la page en allemand https://www.gs1.ch/home/%C3%BCber-uns/kontakt
Site web : Titre du lien (français) Nom sous lequel l’URL devra apparaître, pour la page en français Coordonnées bancaires
Site web : lien (français) URL du site internet, pour la page en français https://www.gs1.ch/fr/home/a-propos-de-nous/contact
Site web : Titre du lien (italien) Nom sous lequel l’URL devra apparaître, pour la page en italien Estremi bancari
Site web : lien (italien) URL du site internet, pour la page en italien https://www.gs1.ch/it/home/chi-siamo/contatto
Site web : Titre du lien (anglais) Nom sous lequel l’URL devra apparaître, pour la page en anglais Bank details
Site web : lien (anglais) URL du site internet, pour la page en anglais https://www.gs1.ch/en/home/about-us/contact
Prénom* Prénom de la personne de contact liée au GLN John
Nom* Nom de la personne de contact liée au GLN Müller
Adresse e-mail* Adresse e-mail de la personne de contact liée au GLN john.mueller@gs1.ch
Numéro de téléphone Numéro de téléphone de la personne de contact liée au
GLN 		+41 58 800 70 00
Fonction (allemand) Fonction de la personne de contact liée au GLN, pour la page en allemandEntwickler
Fonction (français) Fonction de la personne de contact liée au GLN, pour la page en français Développeur
Fonction (italien) Fonction de la personne de contact liée au GLN, pour la page en italien Sviluppatore
Fonction (anglais)Fonction de la personne de contact liée au GLN, pour la page en anglais Developer


Un GLN peut être actif ou inactif, qu’il soit publié ou non. Explications :

 GLN actif GLN inactif
GLN publié Le GLN est visible par tous et est valable
dans le temps 		Le GLN est visible par tous et n’est plus valable dans le temps
GLN non publié Le GLN n’est pas consultable sur GLN Search via le menu Search et est valable dans le temps Le GLN n’est pas consultable sur GLN Search via le menu Search et n’est plus valable dans le temps

 

  • GLN publié 
    Le GLN est visible par tous. Cela signifie que le GLN et les informations qui s’y rattachent sont consultables sur GLN Search via le menu Search
  • GLN non publié
    Le GLN n’est pas consultable sur GLN Search via le menu Search. Il est visible uniquement sous MyGLN
  • GLN actif 
    Le GLN actif est valable dans le temps : cela signifie qu’il a soit une date de validité illimitée dans le temps, soit une date d’expiration définie dans le futur
  • GLN inactif
    Le GLN inactif n’est plus valable dans le temps : cela signifie qu’il a une date d’expiration définie dans le passé (une date dépassée)

Ce chapitre ne concerne que les entreprises actives dans le domaine de la santé.

En accord avec GS1, la fondation Refdata gère l’attribution des GLN de base pour les personnes et les organisations actives dans le domaine de la santé. Pour plus d’informations concernant la fondation Refdata, rendez-vous sur le site internet de Refdata.

Dans le menu Refdata, vous pouvez rechercher les GLN qui vous ont été attribués par Refdata et soumettre une demande de lien : cela permettra d’importer les GLN venant de Refdata dans MyGLN, sous le menu Mes GLN.

Voici comment procéder :

  1. Choisissez dans le menu déroulant pour quelle entité (société) vous souhaitez lier un GLN de Refdata
  2. Saisissez dans la barre de recherche le GLN qui vous a été attribué par Refdata, ou le nom de votre société, puis cliquez sur « entrer » ou sur le symbole de recherche. Les GLN correspondants à votre recherche apparaissent (résultats de recherche).
  3. Sélectionnez votre GLN en cliquant dessus : celui-ci est affiché en surbrillance. Vous pouvez sélectionner autant de GLN que souhaité.
  4. Cliquez sur « valider » pour envoyer votre demande de lien auprès de Refdata ou sur « effacer la sélection » pour tout désélectionner.

Dès que vous aurez cliqué sur « valider » un nouvel onglet apparaît dans le menu Mes GLN : « GLN de Refdata ». Votre GLN portera alors le statut de « en cours de validation ». Recommencer la procédure pour toute nouvelle demande de lien.

Pour en savoir plus sur les différents statuts, rendez-vous au chapitre Les statuts d’un GLN de Refdata.

Remarque importante : Tous GLN pour lesquels une demande de lien a été faites ne seront plus affichés dans les résultats de recherche et ce – quelle que soit l’entité (la société) sélectionnée. 

Ce chapitre ne concerne que les entreprises actives dans le domaine de la santé.

Lorsque vous aurez soumis une demande de lien pour un ou plusieurs GLN de Refdata, un nouvel onglet apparaîtra dans le menu Mes GLN : « GLN de Refdata ».

Il existe trois types de statuts pour les GLN de Refdata :

  • Le statut « en cours de validation » : il s’agit d’un statut transitoire. A partir du moment où nous soumettons votre demande de lien, Refdata a jusqu’à trois jours ouvrables pour décider si la demande sera « acceptée » ou « refusée ».
  • Le statut « refusé » : Refdata a refusé de lier le GLN demandé : pour connaître la raison, cliquez sur « refusé » et une boîte de dialogue apparaîtra avec le commentaire de Refdata.
  • Le statut « accepté » : Refdata a accepté de lier le GLN demandé.

Un GLN en cours de validation ou qui a été refusé n’est jamais publié ; cela signifie qu’il n’est pas consultable sur GLN Search via le menu Search. Il est uniquement visible sous MyGLN.

Ce chapitre ne concerne que les entreprises actives dans le domaine de la santé.

Assurez-vous d’abord que votre GLN porte le statut « accepté ». En effet, un GLN en cours de validation ou refusé ne peut pas être modifié. Seul le lien de parenté est modifiable pour les GLN de Refdata. Vous pouvez lier le GLN de Refdata avec un GLN de GS1 (publié ou interne), ou un GLN de Refdata portant le statut « accepté ». Cela permet de créer une hiérarchie dans vos GLN.

Sélectionnez le GLN que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur « modifier ». Choisissez dans le menu déroulant quel GLN existant vous souhaitez lier avec le nouveau GLN.

Cliquez sur « enregistrer » pour sauvegarder et modifier votre GLN ou cliquez sur « annuler » pour annuler votre modification.

GS1

GS1 est un organisme mondial actif dans le domaine de la normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique.

GCP

Le GCP (GS1 Company Prefix) est un numéro de base attribué par GS1 qui vous permet de créer aussi bien des GTIN (Global Trade Item Number) pour l'identification de produits que des GLN (Global Location Number) pour l'identification de lieux. Vous bénéficiez en outre de nombreux services, tels que des prestations de conseil et des formations.

GLN

Un GLN (Global Location Number) est un code international qui permet d’identifier les différents emplacements d’une société, qu’il s’agisse d’emplacements géographiques (établissements) ou organisationnels (service d’une organisation). Le GLN permet de faciliter les transactions commerciales entre les différents acteurs.

MyGLN

MyGLN est un sous-menu de la plateforme GLN Search. Sous MyGLN vous pouvez gérer vos propres GLN, entre autres ajouter un ou plusieurs GLN, tagger vos GLN de divers attributs, ou associer une ou plusieurs personnes de contact à un GLN.

GLN Search

GLN Search permet de gérer et de publier vos GLN gratuitement, via le menu MyGLN. Vous pouvez également consulter les données de vos partenaires en toutes simplicité, via le menu Search.

Refdata

En tant que fondation indépendante, la fondation Refdata prend en charge le référencement des articles, des services, des personnes et des institutions de la santé publique. Toutes les associations professionnelles importantes du secteur suisse de la santé sont représentées dans la fondation.

UPC

UPC (Universal Product Code) est un système d’identification numérique utilisé principalement aux Etats-Unis et au Canada. Tout comme le GCP, il vous permet de créer aussi bien des GTIN (Global Trade Item Number) pour l'identification de produits que des GLN (Global Location Number) pour l'identification de lieux.

IDE

Numéro univoque d’identification des entreprises, fourni par l’OFS (Office Fédéral de la Statistique). L’IDE est obligatoire à partir d’un chiffre d’affaires déterminé. Consultez le site de l’OFS pour en savoir davantage.

URL URL (Uniform Resource Locator) est un format de nommage universel pour désigner une ressource sur Internet.